3 việc cần làm ngay để lấy lại leadership của bạn trong 24 tiếng

Dạo này gần đây Covid-19 đã khiến chúng ta có thêm một hastag khá bắt tai, mang tính thời thượng. Đó là #workfromhome (aka WFH). #workfromhome không chỉ đơn giản là ngồi ở nhà làm việc thay vì ngồi ở công ty. Đó là cả một sự thay đổi trong cách giao tiếp, cách quản lý, sắp xếp và giám sát công việc. Đúc kết kinh nghiệm cá nhân đã làm từ xa trong nhiều năm và của một công ty làm từ xa ngay từ ngày đầu tiên thành lập, dưới đây là 3 điều cần làm ngay để #workfromhome hiệu quả hơn:

1. Họp ngắn — STUM đều.

Việc họp cả team từ tiếng này qua tiếng nọ sẽ là việc kém hiệu quả nhất mà 1 người quản lý nên tránh. Vì mọi người cùng ngồi lắng tai ra nghe từng người cập nhật công việc và, giải quyết từng vấn đề (trong khi các người khác ngồi đợi)..vv, sẽ cực kỳ mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến tinh thần, sức khỏe của team.

→ Chỉ nên họp cả team dưới 20p/ngày, các công việc chi tiết nên trao đổi riêng từng người hoặc nhóm nhỏ. Đồng thời, mỗi team nên tạo một file STUM và duy trì thói quen note cập nhật công việc hàng ngày.

STUM (Stand-up meeting) — Là một phương pháp cập nhật tiến độ công việc cực kì hiệu quả mà hầu hết các anh IT đều biết, sau này phương pháp này được dùng nhiều trong các công ty tech startups mà công việc phát sinh hàng ngày rất nhiều, kế hoạch thay đổi liên tục nhưng lại yêu cầu tính kỷ luật, tự giác cao và team nắm được công việc của nhau để phối hợp.

Hướng dẫn STUM trực tiếp như thế nào cho đúng: Link

Hướng dẫn STUM qua video calls hiệu quả: Link

2. Chat đúng kênh— Bàn việc đúng cách

Chắc chắn 100% các team bây giờ đều đã có ít nhất 1 group chat để trao đổi công việc nhanh đến nhiều người cùng lúc, nhưng sẽ dẫn đến rất nhiều tin nhắn spam gây khó tập trung, khó bàn vào chi tiết công việc và thậm chí việc nghe thấy tiếng tin nhắn spam liên tục trong ngày sẽ ảnh hưởng không ít đến tâm trạng làm việc của nhân viên (đặc biệt là trong giai đoạn liên tục ở nhà vì Covid19 này thì tâm trạng sẽ càng ức chế, bực bội và mất động lực làm việc).

→ Thay vì nói tất cả mọi việc với tất cả mọi người trong cùng 1 nhóm, hãy mở các channels/ chat groups riêng biệt, đặt tên theo các mảng công việc và chỉ add người liên quan đến công việc đó. Công cụ đang được yêu thích nhất là Slack, tuy nhiên Facebook Messenger, Zalo, Viber, WhatsApp… đều có thể dễ dàng tạo groups, tag tên người cụ thể,…vv.

Tips:

• Quan trọng nhất vẫn là các mảng việc không được trùng lặp, cần hướng dẫn sử dụng groups để không nhắn tin lẫn lộn các groups. Mỗi group phải có 1 người chịu trách nhiệm trả lời chính (thường là leader của mảng việc đó) để tin nhắn không trôi.
• Không nhắn tin nhát gừng như chat với bạn bè. Nội dung tin nhắn cũng cần tương tự như viết mail nhưng ngắn gọn hơn, rõ ràng hơn, tag 1 người cụ thể hoặc “Hi cả nhà”, vấn đề là.. tôi cần hỏi/giúp/ là…
• Cần biết lúc nào nên ngừng chat. Nếu công việc chỉ còn cần trao đổi giữa 2 người thì nên chat riêng. Và nếu một việc mà hỏi-đáp 3–4 lượt rồi vẫn ko xong thì nên bấm gọi trao đổi trực tiếp.

Các mẹo sử dụng Slack: Link

3. Nói ít, hiểu nhiều, viết để nhớ lâu.

Mặc dù đều là trao đổi bằng lời nói, tuy nhiên việc không nhìn thấy biểu hiện khuôn mặt, cảm xúc của nhau ảnh hưởng rất nhiều đến khả năng tập trung và ghi nhớ nội dung đã trao đổi. Người nghe cũng rất khó tưởng tượng hết được các bước hướng dẫn và khó nắm được mong muốn của người nói. Hoặc dễ quên ngay sau khi cúp máy.

→ Hãy giao việc “bằng chữ” thay vì chỉ nói qua điện thoại để chắc chắn là nhân viên hiểu đúng, làm đúng theo ý mình, không phải nói lại nhiều lần và cũng là để tránh sai lệch thông tin khi truyền miệng qua lại nhiều người. Và lưu ý, khi nói qua điện thoại, sếp chỉ nên nói ngắn gọn đi thẳng vào vấn đề và dễ hiểu nhất có thể.

Cấu trúc thường dùng để trao đổi với nhân viên và sau khi trao đổi sẽ note lại “bằng chữ” như sau:

• Chị cần em làm việc ABC. Mục tiêu là: … (Càng trọng tâm càng tốt).
• Outputs là: … (Càng rõ ràng, dễ tưởng tượng, đo đếm được, nhìn thấy được..càng tốt. VD: 1 biểu đồ phân tích, 1 file tổng hợp thông tin,..vv)
• Cách làm là: Bước 1… Bước 2… Bước 3…vv”

Để tìm hiểu thêm về cách giao việc, đặt mục tiêu, bạn có thể tìm hiểu thêm về OKRs ( Objective and Key Results): Link

Tips:

• Để tiện lợi hơn, hãy dùng các dạng online files mà nhiều người có thể cùng xem và cùng chỉnh sửa được như các file Docs, Excel trên Google Drive, vừa viết vừa giải thích, thắc mắc chỗ nào thì hỏi và note ngay vào chỗ đó.
• Sau khi họp, có thể tận dụng lưu các files tương tự lại như một dạng biên bản họp, tài liệu hướng dẫn làm việc, cập nhật công việc theo dự án/mảng việc…vv. Hôm sau họp lại lấy ra review và update vào tiếp. Người nào không tham gia họp cũng có thể đọc và nắm được công việc.

Tóm gọn lại, có 3 slogans giúp cải thiện ngay hiệu quả Workfromhome là:

• Họp ít — STUM đều
• Chat đúng kênh — Bàn việc đúng cách
• Nói ít, hiểu nhiều, viết để nhớ lâu.

Happy #Workfromhome to all !!

(Nguồn: Medium.com)